Amazon Business aus Käufersicht (Buy-Side)

Geschäftliches Konto erstellen

Das vollständige Verifizierungsverfahren kann bis zu 3 Werktage in Anspruch nehmen, hierzu überprüft Amazon das Unternehmen und gibt anschließend die Genehmigung zur Teilnahme am Business Programm frei. Unter “Mein Konto” unter “Unternehmen verwalten” kann jederzeit der Status des Antrags eingesehen werden. Die Anmeldung ist Amazon üblich unkompliziert:

Eingabe der Kontoinformation eines Mitarbeiters des Unternehmens

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Auswahl der Kontooption mit bestehendem Konto oder ein neues ohne Bestellhistorie der Vergangenheit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Amazon Business gibt in der Regel nach 24 Std. das Konto frei. Hierbei wird ein Rechnungskaufkonto für ein Zahlungsziel von 30 Tage Netto mit einem Verfügungsrahmen freigeschaltet. Bevor auf Amazon Business eingekauft werden kann sollte zunächst der Rechnungskauf nach den folgenden Schritten eingerichtet werden:

  • Eine Rechnungsadresse und eine Telefonnummer angeben
  • Auswahl wie Rechnungen erhalten werden sollen
  • Auswahl wer den Rechnungskauf nutzen kann

Welche Vorteile bietet das Amazon-Backend?

Nach dem erfolgreichen Registrierungsprozess bietet das Account-Backend folgende Konto-Funktionalitäten:

  • Mein Konto
  • Business Konto verwalten
  • USt-idNr. verwalten
  • Bestellungen genehmigen
  • Meine Bestellungen
  • Beschaffungsanalysen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mein Konto

Unter Mein Konto können Einstellungen rund um das Konto vorgenommen sowie alle wichtigen Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Dieser Bereich ist identisch zu dem B2C Amazon Konto. Hierfür reicht ein Klick oben rechts auf “Mein Konto”, um zu den entsprechenden Daten zu gelangen.

Hinzufügen von Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Über das Geschäftskonto kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeordnet werden. Diese wird auf allen Rechnungen angegeben. Weitere Informationen direkt unter Amazon Hilfeseiten: Rechnungen & Umsatzsteuer

Business Konto verwalten Startseite

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aktivierte Einstellungen

Hier bietet das Backend zwei Bereiche

  • Gemeinsame Einstellungen
  • Einstellungen Auftragsnummer [PO]

 

 

 

 

 

 

Gemeinsame Einstellungen

Hier bietet Amazon die Möglichkeit die Zahlungsmodalitäten und Bestellrechte festzulegen. Die Auswahlmöglichkeiten sind:

  • Individuelle Zahlungsarten
  • Gemeinsame Zahlungsarten
  • Benutzer dürfen in dieser Gruppe keine Bestellungen aufgeben

 

 

 

 

 

 

 

Individuelle Zahlungsarten und Lieferadressen können von Anforderern in dem eigenen Amazon Business Konto unter Mein Konto oder während eines Bestellvorgangs hinterlegt werden. Gemeinsame Zahlungsarten können von allen zugelassenen Personen des Unternehmens – Rechtevergabe erforderlich – für Unternehmenseinkäufe verwendet werden. Hierbei werden aus Sicherheitsgründen nur die letzten vier Ziffern der hinterterlegten Zahlungsart angezeigt. Hierfür ist es erforderlich die gemeinsame Zahlungsart und Lieferadresse zu pflegen. Bestimmte Personen / Gruppen können nicht einkaufen.

Einstellungen Auftragsnummer [PO]

Geschäftskunden haben die Möglichkeit als Referenz und zur besseren Nachverfolgung sowie Kontrolle im Bestellvorgang eine Auftragsnummer zu vergeben. Hierbei können Administratoren die Angabe einer Auftragsnummer als erforderlich festlegen, die in den Berichten zum Bestellverlauf  angezeigt wird. Je nach Transportdienstleister kann diese Auftragsnummer auch auf dem Versandetikett und/oder auf dem Lieferschein aufgedruckt werden.

 

 

 

 

 

 

Übersicht Konto anpassen

In diesem Bereich liefert Amazon drei Funktionen an:

  • Genehmigungen hinzufügen
  • Zahlungsbestimmungssystem verbinden
  • Kauf auf Rechnung 

 

 

 

 

 

 

 

Genehmigungen hinzufügen

Hier können Administratoren für jeden Mitarbeiter/Einkäufer Ausgabenlimits und Genehmiger festgelegen. Sobald die Bestellsumme über dem Limit liegt, wird die Bestellung automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Genehmigungen können für jede Person im Unternehmen individuell unter Personen festgelegt werden. Hier kann jede Person, die zum Unternehmenskonto gehört, als Genehmiger festgelegt werden. Hierfür reicht die Angabe der E-Mail Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Falls keine E-Mail Adresse in der Datenbank gespeichert kann diese Person eingeladen werden.  Zwei Auswahlmöglichkeiten bezüglich des Höchstbetrages bietet hier Amazon Business an. Der Höchstbetrag bezieht sich auf pro Bestellung, den ein Mitarbeiter für eine Bestellung ausgeben kann.

  • Alle Bestellungen erfordern eine Genehmigung
  • Bestellungen über einen Betrag X Euro erfordern eine Genehmigung

Genehmigungsworkflows zu den einzelnen Bestellungen erstellen

  • Individuelle Ausgabelimits festlegen
  • Mithilfe von Bestellnummern und flexiblen Berichtsystemen Überblick über die Unternehmensausgabe behalten

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zahlungsabstimmungssystem verbinden

Hierbei bietet Amazon Business die Möglichkeit eine Zahlungsverwaltungs-Software wie Sciquest oder Coupa mit Amazon Business zu verbinden. Amazon unterstützt die Übertragung von cXML-Nachrichten an das jeweilige Zahlungssystem. Mit einigen wenigen Klicks ist die Konfiguration abgeschlossen. Bei Auswahl “Coupa” können die Einstellungen für Coupa konfiguriert werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Besonderheit:

Falls das Unternehmen ein Zahlungsabstimmungssystem nutzt, das nicht aufgeführt ist, bietet Amazon die Möglichkeit über die das Anfrage-Tool das richtige Zahlungssystem individuell für das Unternehmen einzuführen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Kauf auf Rechnung

Amazon bietet hier die Business-Zahlungsoption, um einen Kauf unter den entsprechenden Bedingungen zu tätigen. Um den von Amazon festgelegten Kreditrahmen mit 30 Tage Zahlungsziel für den Kauf auf Rechnung zu verwenden, ist es notwendig das entsprechende Formular auszufüllen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Es können nur Personen auf Rechnung zahlen, die gemeinsame Zahlungsarten benutzen. Weiterhin können Personen mit der E-Mail Adresse für den Empfang von Rechnungen zugeordnet werden. Zusätzlich können Rechnungen direkt an das vorhandene Abstimmungssystem wie Coupa oder SciQuest gesendet werden.

 

 

 

 

 

Personen hinzufügen

Personen können jederzeit über die Hinzunahme der E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Die Einladung muss erst bestätigt werden. Hierfür hat die Person eine Woche Zeit die Einladung zu akzeptieren bzw. zu bestätigen. Um mehrere Benutzer hinzuzufügen, kann eine CSV-Datei mit den E-Mail-Adressen der Benutzer hochgeladen werden. Bis zu 100 Benutzer pro hochgeladene Datei können eingeladen werden. Hierfür bietet Amazon eine entsprechende CSV-Dateivorlage an, die mit E-Mail-Adressen ausgefüllt und hochgeladen werden kann.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im nächsten Schritt kann die entsprechende Berechtigung erteilt werden. Über die Auswahl:

  • Anforderer (Bestellungen werden angefordert)
  • Administrator (Personen oder Gruppen können Berechtigungen und Genehmigungen verwalten, Bestellungen anzeigen lassen und Bestellberichte erzeugen

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Information zu Kauf auf Rechnung unter: Richtlinien für die Zahlungsart Kauf auf Rechnung

Unternehmensprofil

Nach der Bestätigung kann der Nutzer das Konto individuell einrichten. Hier können Kontoinformationen, Bestellverlauf, Adressen, Zahlungsarten und persönliche Daten eingegeben werden. Diese Daten werden dem Administrator angezeigt, der Kontoadministrator kann das Konto verwalten und schließen

Übersicht Personen und Status der Einladungen

Unter dem Navigationsreiter “Unternehmensprofil” kann jederzeit die Registrierung rückgängig gemacht werden. Hier liefert Amazon Business eine Übersicht über die aktivierten Einstellungen bezüglich der Funktion und Status. 

 

 

 

 

 

 

Gruppen erstellen

  • Gruppenname definieren
  • Zahlungsarten für die Gruppe (Personen in dieser Gruppe können festgelegt werden):
    • Individuelle Zahlungsarten
    • Gemeinsame Zahlungsarten
    • Benutzer dürfen in dieser Gruppe keine Bestellungen aufgeben

 

 

 

 

 

 

Gruppen können verwaltet werden

  • Benutzer hinzufügen
  • Zahlungsart hinzufügen
  • Lieferadresse hinzufügen

Amazon Business Analytics was kann das Tool alles auswerten?

Hier hat der Nutzer  eine Vorauswahl der zu analysierenden Daten nach:

  • Bestellinformation
  • Kundeninformation
  • Informationen zu Rechnungen
  • Zahlungsinformationen
  • Sendungsinformationen
  • Produktinformation
  • Verkäuferinformation

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Filteroptionen unter Auswahl Bestellungen:
    • Bestelldatum
    • Bestellstatus
    • Kontogruppe
    • PO Nummer
    • Produktkategorie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Filter können hinzugefügt werden zum Beispiel Bestellungen nach ASIN:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Filteroptionen unter Auswahl Erstattungen
    • Anmeldedatum des Verkäufers
    • Gutschrift
    • Kontobenutzer
    • Kontogruppe
    • PO Nummer
    • Produktkategorie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Filteroption Abgleich

  • Bestelldatum
  • Bestellstatus
  • Kontogruppe
  • PO Nummer

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Auswahl Zeitperiode

  • Wochenbeginn bis heute
  • Nach 7 Tagen
  • Monatsbeginn bis heute
  • Letzte 4 Wochen
  • Quartalsbeginn bis heute
  • Letzte 12 Wochen
  • Jahresbeginn bis heute
  • Letzte 12 Monate
  • Benutzerdefinierter Bereich

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Organisiert von:

  • Kontogruppen
  • Kontobenutzer
  • Produktkategorien
  • Anmeldedatum des Verkäufers

 

 

 

 

 

 

 

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